Sử dụng hóa đơn điện tử hay hóa đơn giấy?

Không có quy định nào về loại hóa đơn mà  bắt buộc phải cung cấp theo yêu cầu. Tuy nhiên, khi khách hàng mua một thứ gì đó trên internet, phải có thông tin mua hàng được cung cấp cho người mua dưới dạng biên nhận kỹ thuật số (điện tử), trang xác nhận hoặc tương tự.

Vì sử dụng hóa đơn giấy hay điện tử đều có tác dụng gần như nhau là chứng thực giao dịch với khách hàng, nhưng ở một số trường hợp chúng ta bắt buộc phải sử dụng 1 trong hai loại hóa đơn mà thôi.

Tại sao các cửa hàng đang dần thay thế hóa đơn giấy

Vấn đề chính của hóa đơn giấy là hóa chất độc hại Bisphenol A (tức là BPA) được sử dụng trong giấy in nhiệt, đó là hóa đơn mịn, sáng bóng từ máy in nhiệt và hầu hết các máy thẻ. BPA được hấp thụ qua da và tích tụ trong cơ thể theo thời gian, khiến nó trở nên đặc biệt tồi tệ đối với nhân viên cửa hàng khi chạm. Hóa chất này được biết là ảnh hưởng đến hormone và làm tăng khả năng mắc bệnh tim và một số vấn đề sức khỏe khác.

BPA cũng có nghĩa là bạn không thể tái chế giấy, để lại cho bãi rác. Có thể lấy giấy biên nhận có thể tái chế, không độc hại, nhưng thiết bị đầu cuối thẻ truyền thống và đầu đọc thẻ giá rẻ có xu hướng chủ yếu tương thích với giấy nhiệt chứa BPA.

Vì nhiều nhân viên cửa hàng cũng từng chứng kiến, khách hàng thường bị mất biên lai giấy, bản in có thể bị phai hoặc biên lai bị hủy hoại trong quá trình giặt. Chưa kể: giấy in và máy in tốn thêm chi phí, trái ngược với biên lai số hóa chỉ cần kết nối internet và chức năng nhận xuất hóa đơn điện tử trong phần mềm POS.

Duy trì quyền riêng tư và GDPR với hóa đơn điện tử

Mặc dù có ý định tốt, hóa đơn kỹ thuật số cũng không phải là giải pháp hoàn hảo. Thử nghĩ xem: bạn ở một cửa hàng bận rộn và chỉ trả tiền cho một món hàng, sau đó bạn được hỏi địa chỉ email hoặc số điện thoại của bạn. Bạn có muốn chia sẻ điều đó với một người lạ? Làm thế nào để bạn biết cửa hàng cung cấp email tiếp thị, số điện thoại bán cho bên thứ 3 bán các dịch vụ khác và làm phiền bạn?

Do Quy định bảo vệ dữ liệu chung (GDPR) đã được thi hành vào năm ngoái, người tiêu dùng sẽ có thể tin tưởng rằng các cửa hàng tuân thủ các quy tắc bảo mật dữ liệu nhất định. Các doanh nghiệp không được phép sử dụng chi tiết liên lạc cho các thông điệp tiếp thị – hoặc bất cứ điều gì khác – trừ khi khách hàng  đồng ý cho phép.

Nói cách khác, bạn phải nói rõ với khách hàng nếu bạn có ý định sử dụng thông tin liên lạc của họ cho bất cứ điều gì khác ngoài điều họ đồng ý,  là nhận được hóa đơn cho giao dịch họ vừa mua..

Hóa đơn ảnh hưởng đến hiệu quả thanh toán

Một lo lắng khác là hiệu quả thanh toán. Với biên lai giấy, không cần chi tiết liên lạc, vì vậy tất cả những gì bạn phải làm là đợi vài giây để nó được in và rời đi. Điều này có thể tăng tốc hàng đợi dài để nhiều người có thể được phục vụ.

Các giải pháp hứa hẹn nhất liên quan đến nỗ lực tối thiểu từ phía khách hàng và nhà bán lẻ, mà ví di động và tạo hóa đơn tự động có thể thực hiện.

Ngược lại, hóa đơn kỹ thuật số được gửi đến hộp thư đến email hoặc số điện thoại, phải được liên lạc trước. Điều này có nghĩa là khiến khách hàng hơi lo lắng khi yêu cầu cung cấp thông tin cá nhân trong khi đứng trước hàng đợi các khách hàng khác đợi đến lượt.

Tuy nhiên, các hệ thống hóa đơn điện tử mới hơn tìm cách loại bỏ vấn đề này để nó không yêu cầu hoặc không cần thông tin trực tiếp tối thiểu từ khách hàng để có được hóa đơn điện tử. Ví dụ, Barclays đã ra mắt một ứng dụng beta có tên Launchpad, tương tự như ứng dụng ngân hàng thông thường của họ nhưng có nhiều tính năng hơn. Nếu bạn kích hoạt chức năng biên lai kỹ thuật số (được cung cấp bởi Flux), nó sẽ tạo và lưu trữ biên lai kỹ thuật số cho những thứ bạn đã mua bằng thẻ ghi nợ Barclays từ các cửa hàng tham gia hệ thống Flux. Launchpad vẫn đang trong giai đoạn thử nghiệm, nhưng nó là một trong một số ứng dụng hiện đang lưu trữ biên lai tự động cho các giao dịch mua nhất định.

Công ty đầu đọc thẻ iZeling có một cách tiếp cận khác. Khi một khách hàng có hóa đơn được gửi qua email lần đầu tiên, iZeling lưu trữ an toàn địa chỉ email trong hệ thống của họ, được liên kết với thẻ ghi nợ hoặc thẻ tín dụng cụ thể đó. Lần tiếp theo khách hàng thanh toán qua bất kỳ đầu đọc thẻ iZ nào, sau đó họ sẽ biết địa chỉ email nào được liên kết với thẻ, cho phép gửi qua email đó mà không cần hỏi lại chi tiết liên hệ.

Ý nghĩa với kế toán doanh nghiệp

Đối với các công ty và thương nhân, một lý do chính cho các khoản thu là nhu cầu ghi lại chi phí kinh doanh. Trước đây, biên lai giấy là cần thiết để đòi lại tiền cho các chi phí đó, hoặc chỉ là dự phòng hợp pháp nếu cần thiết để chứng minh các giao dịch đã diễn ra.

Giờ đây, kế toán trực tuyến là chuẩn mực, các công ty sử dụng hệ thống đám mây yêu cầu nhà tuyển dụng hoặc chủ doanh nghiệp nộp biên lai điện tử cho hệ thống kế toán. Nếu họ chỉ có một biên nhận giấy, họ cần số hóa nó bằng cách quét hoặc chụp ảnh và gửi nó cho hệ thống. Thậm chí còn có các công cụ cho việc này, như các ứng dụng Xero phép bạn chụp ảnh các biên lai cá nhân.

Trong những trường hợp như vậy, có một biên lai kỹ thuật số là dễ dàng hơn. Nhiều hệ thống kế toán có một địa chỉ email chuyên dụng để gửi biên lai cho các khách hàng, vì vậy bạn chỉ cần chuyển tiếp một biên nhận email để, hệ thống sau đó sẽ cố gắng phân loại chi phí.

Do đó, không còn cần thiết cho nhiều doanh nghiệp để có được biên lai giấy. Một số công ty vẫn sử dụng các hệ thống kế toán dựa trên giấy truyền thống, nhưng nếu họ nhận được email, họ có thể in nó từ một máy in văn phòng để lưu hồ sơ.

Nên dùng hóa đơn giấy hay điện tử cho doanh nghiệp?

Nhiều người vẫn thích giấy, nhưng điều đó không có nghĩa là mọi người sẽ phản đối email hoặc biên lai văn bản. Là một người bán hàng trực tiếp, bạn không bắt buộc phải cung cấp hóa đơn giấy, vì vậy chỉ cần gửi hóa đơn điện tử có thể chấp nhận được.

Cuối cùng, hầu hết các doanh nghiệp sẽ làm những gì mà giá cả phải chăng nhất mà không làm phiền khách hàng quá nhiều. Các giải pháp hứa hẹn nhất liên quan đến nỗ lực tối thiểu từ phía khách hàng và nhà bán lẻ, mà ví di động và tạo hóa đơn tự động có thể thực hiện.

Khách hàng của bạn có xu hướng thích sử dụng hóa đơn giấy?

Sẽ có những tác động tiêu cực đáng kể nếu bạn nói rằng bạn chỉ cung cấp hóa đơn kỹ thuật số?
Là một người bán hàng trực tiếp, bạn không bắt buộc phải cung cấp hóa đơn giấy, vì vậy chỉ cần gửi hóa đơn điện tử là chấp nhận được

Tổng hợp ưu và nhược điểm:

Biên lai giấy

• Không cần hỏi khách hàng địa chỉ email hoặc số điện thoại
• Có thể nhanh hơn đối với một số kiểm tra để cung cấp biên lai giấy
• Hầu hết có thể được tái chế và nguy cơ mắc bệnh
• Mọi người có xu hướng làm mất chúng hoặc văn bản nhận bị mờ dần theo thời gian
• Biên lai cuộn, máy in và mực tốn tiền

Biên lai kỹ thuật số

• Thông tin  có thể truy cập từ các thiết bị ở bất cứ đâu
• Biên lai  kỹ thuật số có chi phí lý tưởng cho kế toán đám mây hiện đại
• Thường được cung cấp miễn phí từ các hệ thống phần mềm bán hàng POS
• Có thể yêu cầu email hoặc số điện thoại của khách hàng
• Yêu cầu phải giải thích cho khách hàng thường sử dụng hóa đơn giấy

link: https://www.mobiletransaction.org/paper-vs-digital-receipts/