Cách hoạt động máy POS bán hàng: Chi tiết từng bước

Chắn chắn ai cũng đã từng thấy máy POS bán hàng ít nhất 1 lần tại các quán cafe, nhà hàng,  khách sạn hoặc quán trà sữa,  thậm chí bạn cũng đã từng thấy nó trong công ty, cửa hàng của mình, nhưng bạn vẫn còn thắc mắc: làm thế nào để bạn sử dụng máy POS?

Trước hết, không có thứ gọi là “máy POS”. Thay vào đó, thuật ngữ này đôi khi được sử dụng để chỉ một thiết bị mPOS quẹt thẻ ngân hàng hoặc hệ thống điểm bán hàng (POS), thậm chí có thể là giao diện cho đến khi bạn nhập doanh số.

Thuật ngữ máy  POS chỉ định cho hệ thống giao dịch hoặc thanh toán hiện đại của cửa hàng .Sự thật là thanh toán hiện đại bao gồm một số thành phần phần cứng và phần mềm, chẳng hạn như:

• Computer monitor or tablet screen // Thiết bị máy tính hoặc máy POS cấu hình như máy tính
• EPOS (electronic point of sale) software // thiết bị thanh toán quẹt thẻ liên kết với ngân hàng
• Card machine, Cash drawer // Đầu quẹt thẻ thành viên và kết tiền
• Receipt printer // Máy in bill/ hóa đơn
• Barcode scanner // Máy quét mã vạch

Hệ thống thanh toán trên được gọi là hệ thống POS bán hàng hay máy POS tính tiền cảm ứng.

Chúng ta hãy giả sử rằng sử dụng máy POS có nghĩa là để xử lý việc bán hàng. Hai phương thức thanh toán lớn nhất hiện nay là tiền mặt và thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ. Hãy để xem xét làm thế nào để làm điều này.

Cách chấp nhận thanh toán thẻ

Nhìn chung có hai cách để chấp nhận thẻ tại một thời điểm: thông qua nhập thủ công hoặc tự động thông qua hệ thống liên kết. Cả hai đều yêu cầu đầu đọc thẻ thuộc loại nào đó – thiết bị đầu cuối độc lập để nhập thủ công hoặc thiết bị đầu cuối tích hợp cho hệ thống liên kết. Bất kể loại thiết bị đầu cuối, nó sẽ phải kết nối với internet thông qua đường dây điện thoại bằng cáp, WiFi hoặc thông qua thẻ SIM tích hợp.

Thiết bị đọc thẻ ATM/Visa/ MAster mPOS độc lập độc lập với phần mềm POS hoặc máy tính tiền nơi bạn đăng ký giao dịch qua. Không có giao tiếp giữa thiết bị mPOS độc lập và phần còn lại của hệ thống POS của bạn. Điều này có nghĩa là khi bạn tích lũy các mặt hàng để bán trên màn hình cho đến khi thanh toán tiền mặt, bạn phải nhập tổng số tiền trên bàn phím máy thẻ mPOS. Thiết bị mPOS đó sẽ kết nối với tổ chức phát hành thẻ, ngân hàng thương mại và những người khác để phê duyệt giao dịch tiền bạc. Sau khi được phê duyệt, nó sẽ in biên lai nếu có máy in sẵn, hoặc tuân theo tiếng bíp hoặc tin nhắn trên màn hình của nó rằng thanh toán vẫn ổn.

Thiết bị mPOS tích hợp được kết nối với phần mềm EPOS để khi bạn nhập sản phẩm trên màn hình cho đến khi chọn thanh toán thẻ, phần mềm trên máy tính sẽ gửi số tiền giao dịch đến thiết bị đầu cuối thẻ mPOS. Sau đó, máy thẻ sẽ thường sáng lên và hiển thị tổng số thanh toán tự động, nhắc nhở khách hàng thanh toán số tiền đó (hoặc thêm một mẹo, nếu cài đặt đó được bật). Bạn không thể nhập bất cứ thứ gì thủ công vào thiết bị đầu cuối theo cách này. Cũng như các thiết bị đầu cuối mPOS độc lập, máy tích hợp xử lý thanh toán qua đường dây điện thoại hoặc internet, in biên lai nếu có.

Cách chấp nhận thanh toán bằng tiền mặt

Ngày nay, các hệ thống máy bán hàng POS thường có màn hình cảm ứng với giao diện trực quan để nhập các sản phẩm được bán và số tiền thanh toán được đưa ra. Khi bạn chấp nhận tiền mặt, bạn thường nhập số tiền do khách hàng đưa ra bằng tiền mặt và sau đó phần mềm POS sẽ tính toán số tiền thay đổi là số tiền trả lại khách hàng. Tại thời điểm này, bạn nên đặt tiền mặt nhận được vào ngăn kéo tiền mặt và thu thập các đồng tiền thối lại và ghi chú từ ngăn kéo tiền mặt để trả lại cho khách hàng để thực hiện đúng số tiền đã trả.

Khi bạn không sử dụng ngăn kéo tiền, bạn phải đóng khóa két an toàn để tránh bị mất cắp. Trong các hệ thống máy bán hàng POS ngày nay, nó thường được tích hợp với phần mềm máy tính hoặc máy tính bảng chính, do đó, nó sẽ tự động mở ngay khi bạn nhập số tiền mặt do khách trả trên màn hình cho đến khi thối lại. Nếu nó không được tích hợp, bạn có thể phải tự mở ngăn kéo.

Nhiệm vụ cuối ngày với máy bán hàng  POS

Vào cuối mỗi ngày giao dịch, bạn thường phải thực hiện một báo cáo, trong đó hiển thị tất cả các tổng số hàng ngày của bạn được chia thành các phương thức thanh toán, ví dụ: tiền mặt, thẻ, séc và tổng số thẻ quà tặng.

Với máy mPOS, bạn phải chạy báo cáo  tổng tiền  trên thiết bị đầu cuối mPOS mà khách hàng đã qujet thẻ  để so sánh với tổng số trong hệ thống phần mềm POS. Báo cáo  bán hàng tổng thể có thể được chạy trên màn hình chính máy tính cho, thiết bị di động hoặc máy tính nơi bạn có thể đăng nhập vào hệ thống POS để xem doanh số.

Nếu bạn có một thiết bị mPOS độc lập, bạn có thể so sánh báo cáo của thiết bị mPOS với báo cáo phần mềm POS treenmasy tính để xem tổng số thẻ có giống nhau không. Nếu chúng không giống nhau, điều đó có nghĩa là thanh toán thẻ không được nhập vào hệ thống POS hoặc thanh toán trên hệ thống POS bị khai báo nhầm là thanh toán thẻ khi thực tế nó được thực hiện bằng tiền mặt hoặc phương thức khác.

Nếu bạn chấp nhận tiền mặt, bạn cũng sẽ cần phải đếm số tiền thả nổi (tiền trong ngăn kéo tiền mặt), khấu trừ số tiền thả nổi vào đầu ngày giao dịch, và sau đó bạn sẽ có tổng số tiền mặt trong ngày. So sánh với tổng số tiền mặt của báo cáo trên phần mềm  và nếu nó giống nhau, điều đó có nghĩa là bạn đã đưa ra số tiền thay đổi chính xác cho khách hàng vào ngày hôm đó.

Nếu nó nằm dưới hoặc trên tổng số báo cáo Z, thì nó được tính là sự khác biệt cần lưu ý trong kế toán của bạn.

Trong mọi trường hợp, đó là một yêu cầu kinh doanh để ghi lại tất cả doanh số bán hàng trong một số loại hệ thống kế toán. Ngày nay, các hệ thống bán hàng POS thường làm điều này cho bạn, miễn là bạn đã nhập tất cả các giao dịch trong phần mềm cho đến khi, bao gồm thẻ, tiền mặt và bất kỳ loại thanh toán nào khác.

tham khảo: https://www.mobiletransaction.org/uk/pos/

Apex Đỉnh Thiên chuyên cung cấp máy POS tính tiền

• Màn hình cảm ứng chống nước
• Vận hành bền bỉ
• Đa kết nối với máy quét, máy in bill, két tiền tạp thành hệ thống POS hoàn chỉnh
• Dịch vụ bảo hành bảo trì tận nơi, lên đến 12 tháng

Xem các dòng máy bán hàng POS

Cung cấp máy in mã vạch Toshiba chính hãng:

• Máy in mã vạch văn phòng
• Máy in mã vạch công nghiệp

Cung cấp  Máy kiểm kho CASIO sử dụng kiểm kê kho hàng hóa nhanh chính xác, tiết kiệm thời gian.