Máy bán hàng cảm ứng, cách sử dụng máy bán hàng?

Việc áp dụng máy bán hàng POS chuyên dụng vào hệ thống kinh doanh sẽ nâng cao hiệu quả kinh doanh cho các doanh nghiệp rất nhiều. Từ giảm chi phí nhân viên, tiết kiệm thời gian, giảm thểu tối đa sai sót order, nâng cao chất lượng phục vụ cho khách hàng.

Với sự phát triển công nghệ không ngừng nghỉ, máy bán hàng cảm ứng ra đời theo xu thế việc sử dụng máy bán hàng cũng trở nên đơn giản, hiệu quả hơn với các phần mềm quản lý bán hàng nhiều chức năng linh hoạt, dễ sử dụng.

 

Máy bán hàng là thiết bị không thể thiếu cho công việc bán hàng trong các siêu thị, nhà hàng, shop, khách sạn, các khu resort,  các hệ thống quán cafe, thức ăn nhanh, trà sữa, bufet, các spa, hair spa, hệ thống bệnh viện siêu thị – mini, nhà thuốc,  các cửa hàng tiện ích…

Máy pos bán hàng là gì?

POS là viết tắt của Point Of Sale (điểm bán hàng). Hiện nay bạn có thể dễ dàng bắt gặp các máy tính tiền cảm ứng tại hầu hết các siêu thị, các cửa hàng lớn nhỏ. Với các tính năng chính là tính tiền cho khách hàng, hỗ trợ thanh toán qua thẻ ATM và in hóa đơn, những chiếc máy pos cảm ứng, máy tính tiền in bill  gọn nhẹ, dễ dàng lắp đặt này giúp cho việc thanh toán đơn giản, nhanh chóng quan trọng nhất là đảm bảo sự chính xác cao, mang đến trải nghiệm mua sắm chuyên nghiệp tới khách hàng.

Cửa hàng truyền thống và phương thức thanh toán lạc hậu, nhiều sai sót

Lúc chưa xuất hiện máy tính tiền cảm ứng, các phương thức thanh toán chủ yếu ở các cửa hàng bán lẻ rất thủ công bằng cách ghi chép sổ sách phức tạp và khó nhớ. Các sản phẩm chưa có mã vạch nên giá cả phải ghi lên mỗi sản phẩm mất nhiều thời gian để thay đổi.

Ở các nhà hàng, khách sạn, sân bay… việc truyền tải thông tin từ nhân viên order đến nhà bếp sẽ mất nhiều thời gian và dễ nhầm lẫn…

Máy bán hàng cảm ứng ra đời! Đánh dấu sự phát triển mới

Vào năm 1973 lần đầu tiên giới tiệu máy đọc mã vạch UPC/EAN có trong hệ thống POS. Năm 1986, các hệ thống POS chủ yếu dựa trên kỹ thuật máy tính với sự ra đời của IBM 4683.

Suốt trong những năm 1980 đến 90 các thẻ tín dụng hoạt động độc lập được tích hợp phát triển xử lý các thẻ tín dụng có trong hệ thống POS có thể dễ dàng và an toàn Model được giới thiệu ở đay là VeriFone Tranz 330, Hypercom T7 Plus, hay Lipman Nurit 2085. Nó là các thiết bị đơn giản. Một số hệ thống POS không dây sử dụng cho các cửa hàng ăn không chỉ cho phép xử lý thanh toán di động, chúng còn cho phép server xử lý chính xác tất cả các món ăn. Vào năm 2005, hệ thống POS dùng cho bán lẻ không những phục vụ muc đích bán lẻ mà cho khả năng kết nối mạng sử dụng trong thương mại.

Trên thực tế, rất nhiều hệ thống bán hàng POS hoạt động hơn là một “point of sale”. Khi chỉ phục vụ cho 4&5 nhà bán lẻ, có nhiều hệ thống bán hàng POS tích hợp nhiều account, quản lý thông minh, mở dự báo bán hàng, quản lý quan hệ khách hàng (customer relation management CRM), quản lý dịch vụ, số tiền thuê, và số tiền phải trả cho nhân viên.

Với những tuỳ chọn phong phù, một điều trở nên phổ biến mà dễ dàng ta sẽ phải nghe tới đó là các sản phẩm phần mềm cho POS như: retail management software, business management software, POS system, and point of sale software.

Từ sử dụng bàn phím, chuột trên PC, giờ màn hình cảm ứng có thiết kế sang trọng nhỏ gọn

Tầm khoản 10 năm về trước, các hệ thống bán hàng POS chỉ sử dụng PC hoặc laptop để chạy các chương trình phần mềm bán hàng. Chúng thường chiếm nhiều không gian cho bàn phím, chuột và khả năng xử lý chậm không hiệu quả.

Công nghệ màn hình cản ứng tiên tiến nhất bây giờ là cảm ứng đa điểm PixelSense được sử dụng hầu hết trên các dòng điện thoại, laptop, máy bán hàng hiện nay. Cảm ứng đa điểm có độ nhạy cao, khả năng xử lý chính xác ngay lập tức.

Ngoài ra máy bán hàng cảm ứng được thiết kế với màn hình rộng, độ phân giải cao, khả năng chống thấm nước tuyệt đối, ngăn ngừa hư hỏng do ẩm ướt hoặc đổ nước uống lên màn hình máy.

Một số tính năng nổi bật của máy bán hàng

1, Cấu hình mạnh mẽ, xử lý nhanh cùng lúc nhiều thao tác, hạn chế đơ máy, treo máy ảnh hưởng đến quá trình thanh toán và trải nghiệm của khách hàng.

2, Màn hình cảm ứng rộng 15.6 inch, cho các thao tác với phần mềm linh hoạt, dễ dàng. Màn hình được thiết kế chống thấm nước, chống ẩm, nâng cao hiệu năng hoạt động và hư hỏng khi sư dụng ở vùng ven biển.

3, Các cổng kế nối đa dạng đa năng với nhiều thiết bị, giúp cửa hàng có nhiều chức năng mở rộng khác như: kết nối với máy quét mã vạch, máy in bill, máy in tem nhãn, két đựng tiền, máy POS thanh toán cài đặt dễ dàng và nhanh chóng.

4, Thiết kế nhỏ gọn, sang trọng phù hợp với nhiều không gian chật hẹp khác nhau, tạo sự chuyên nghiệp uy tín cho cửa hàng.

5, Hoạt động bền bỉ, ít hư hỏng vặt, dễ sử dụng và bảo trì

ƯU ĐIỂM CÁC DÒNG MÁY BÁN HÀNG POS

Phân loại giải pháp POS

• Máy tính tiền POS: Đây là một thiết bị phần cứng được tích hợp sẵn phần mềm quản lý bán hàng, phần cứng (máy quét mã vạch, máy in hóa đơn, két đựng tiền, đầu đọc thẻ, cọc hiển thị tiền,…)
• Phần mềm POS cài trên máy tính: Ngày nay, có nhiều phần mềm bán hàng POS được thiết kế và cài đặt vào các máy tính thông thường. Đối với giải pháp này thì dễ vận hành, tính năng của phần mềm phong phú, khả năng đáp ứng nghiệp vụ mềm dẻo và chuyên sâu.
• POS trên điện toán đám mây, Web-based: Là một giải pháp đáp ứng nhu cầu phát triển hiện tại của thời đại, giúp doanh nghiệp có thể tích hợp các giải pháp thành toán trực tuyến, mở rộng thị trường nhanh chóng.
• POS ERP: Là phân hệ bán lẻ được thiết kế tích hợp sẵn trên các giải pháp quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP).

Các tính năng chính của hệ thống POS

• Quản lý kho hàng
• Quản lý các chính sách giá, khuyến mại
• Quản lý khách hàng thân thiết
• Quản lý mua hàng
• Quản lý bán hàng và thanh toán
• Quản lý tiền mặt
• Quản lý chi phí
• Quản lý nhân viên bán hàng, ca bán hàng
• Tích hợp phần mềm kế toán, ERP
• Báo cáo quản trị
• v.v…

Một số ứng dụng hệ thống POS:

• Hệ thống nhà hàng khách sạn
• Hệ thống chuỗi cafe, trà sữa
• Hệ thống thức ăn nhanh, fastfood
• Hệ thống khu nghỉ dưỡng, resort,…
• Hệ thống bệnh viện, nhà thuốc
• Hệ thống siêu thị, chuỗi cửa hàng tiện ích mini, chuỗi bán lẻ
• Các hệ thống thời trang, salon, hair, spa, thẩm mỹ viện,…
• Hệ thống nhà kho, KCN tự động,…
• Nhiều hệ thống khác nữa..

Cách sử dụng máy bán hàng cũng khá đơn giản, phụ thuộc nhiều vào phần mềm bán hàng

1 hệ thống bán hàng POS hoạt động tốt trước tiên cần có phần mềm cài đặt, các thiết bị cần thiết như máy bán hàng POS, máy quét mã vạch, máy in bill, khe quẹt thẻ thành viên và module thanh toán tiền trực tuyến ngân hàng.

Phần cứng máy POS: là một máy tính với màn hình, case, main, cpu, ram, hdd … được thiết kế gọn trong 1 khối màn hình cảm ứng, giúp tiết kiệm không gian và chuyên nghiệp trong các khâu thao tác và xử lý.

Phần mềm máy POS: là phần mềm quản lý bán hàng được lập trình dựa trên nhu cầu thực tế của từng điểm bán lẻ và siêu thị mini…tương thích với các thiết bị và phần cứng máy bán hàng cảm ứng. Phần mềm cơ bản sẽ có những tính năng bán hàng, quản lý thu chi, quản lý kho và báo cáo thống kê các số liệu cần thiết

Các thiết bị hỗ trợ khác: là các thiết bị kèm theo hỗ trợ bán hàng, bao gồm: (Tùy theo quy mô cửa hàng mà bạn có thể thêm hoặc bỏ qua những thiết bị không cần thiết)

• Thiết bị đọc mã vạch: Chắc bạn không còn xa lạ gì với những dải mã vạch trắng đen trên mỗi sản phẩm. Thiết bị đọc mã vạch giúp bạn nhận diện sản phẩm và truy xuất giá bán của sản phẩm một cách nhanh chóng.
• Thiết bị hiển thị: hiện thông tin mã hàng,số tiền.. cho khách hàng. Thiết bị hiển thị chỉ cần thiết khi bạn sử dụng những chiếc máy bán hàng cầm tay hay những máy bán hàng đời cũ, còn với những máy bán hàng cảm ứng hiện đại ngày nay có kích thước màn hình lớn đã đáp ứng được yêu cầu này.
• Màn hình phụ: Màn hình hiển thị này thường được thấy trong các cửa hàng lớn hoặc siêu thị nhằm đưa tin thông báo chiến dịch sale trong cửa hàng, hay đơn giản là quảng cáo thúc đẩy doanh số bán hàng cho sản phẩm nào đó.
• Đầu đọc thẻ: quét thẻ nhân viên, thẻ vip khách hàng..
• Ngăn kéo đựng tiền: lưu trữ tiền chuyên dụng, từng khay ngăn nắp
• Máy in hoá đơn: in 1 liên tính tiền giao khách hàng, in 2 hoặc 3 liên để lưu trữ đối chiếu.
• Máy in mã vạch và giấy in mã vạch.
• Thiết bị kiểm kho.

Phần mềm là phần quan trọng thứ 2 sau thiết bị phần cứng POS. Phần mềm sẽ có các chức năng cơ bản và nâng cao để giúp bán hàng hiệu quả phù hợp với nhu cầu cụ thể từng mô hình áp dụng.

Sử dụng phần cứng

Hệ thống phần cưng máy bán hàng chuyên dụng gồm các thiết bị như: máy bán hàng, máy in bill, máy quét mã vạch (siêu thị, bán lẻ), khe quẹt thẻ thành viên, két đựng tiền.

Khi đặt mua trọn bộ máy bán hàng, công ty bán máy sẽ hỗ trợ lắp đặt phần cứng, hướng dẫn sử dụng hệ thống bán hàng và có thể cung cấp thêm phần mềm bán hàng va hướng dẫn sử dụng phần mềm đó. Tuy nhiên có 1 số nhà cung cấp chỉ bán thiết bị phần cứng, còn phần mềm người mua tự chuẩn bị hoặc thuê đơn vị khác viết phần mềm theo nhu cầu sử dụng.

Sử dụng phần mềm

Phần mềm bán hàng khá quan trọng với công việc bán lẻ. Phần mềm tích hợp đầy đủ các chức năng như đặt order, thanh toán, in hóa đơn, quản lý đơn hàng, kho hàng, order xuống nhà bếp, thu thập thông tin khách hàng, quản lý chương trình giảm giá khuyến mãi, báo cáo doanh thu theo ngày, tuần tháng… quản lý thời gian nhân viên, quản lý các bàn khách hàng.

Thông tường 1 phần mềm gồm các phần sau đây:

Với tài khỏan admin/quản lý: là tài khoản mà cửa hàng trưởng, quản lý sẽ sử dụng tài khoản này, tài khoản này có quyền thay đổi kiểm tra các thông tin đến kho hàng, quản lý nhân viên, các đơn đặt hàng, tiền thanh toán, thống kê doanh thu… hoặc có thể thay đổi thông tin sản phẩm như giá, khuyên mãi…

Tài khoản nhân viên thu ngân/ tính tiền: Sẽ có chức năng nhận lệnh thanh toán và in ra hóa đơn thanh toán, số tiền thanh toán trong phần mềm sẽ được lưu lại trên máy chủ và sẽ không được quyền thay đổi. Ngoài ra tài khoản này có thể chuyển từ bàn sang bàn khác, từ phòng này sang phòng khác, chuyến bay này sang chuyến bay khác…

Giao diện public, nhiều người sử dụng: giao diện này sử dụng cho các nhân viên order cho khách, màn hình phần mềm sẽ được đặt nhiều nơi để tiện order. Ở giao diện này nhân viên chỉ có thể order, thay đổi số bàn, phòng, chuyến bay cho khách hàng. Thông tin sẽ chuyển đến phòng bếp, phòng xử lý chuyến bay,…

Phần cài đặt, thiết lập cho phần mềm: Phần này sẽ thiết lập giao diện hiển thị, chi tiết sản phẩm như giá, tên sản phẩm, VAT (nếu có).

Việc đầu tiên để sử dụng máy bán hàng là tiến hành cập nhật các dữ liệu cần thiết: thông tin sản phẩm (hình ảnh, tên giá), nhân viên, các thiết lập ngày tháng hệ thống, mẫu in hóa đơn…